Gestión de cobros. Afina tu empresa con ICIRED

Dentro de una empresa, la gestión de cobros es una actividad que siempre tiene una importancia bastante mayor de lo que algunas personas le atribuyen. De hecho, es fácil centrar todos los esfuerzos y recursos de la empresa en el desarrollo del producto o prestación del servicio, descuidando en cierto modo las estrategias concretas de optimización de los medios de cobro y pago, a clientes y proveedores respectivamente, olvidado establecer protocolos para reclamar deuda, el recibo de cobro y, en general, todas las actuaciones dirigidas a afinar al máximo la entrada y salida de dinero en las cuentas de la empresa.

En este post analizaremos qué beneficios se esconden tras una correcta gestión de cobros, y acabaremos aclarando las ventajas de contar con ICIRED para el cobro de deudas extrajudicial.

 I. La gestión de cobros como elemento esencial para la solvencia de la empresa.

¿Qué es la gestión de cobros y pagos de una empresa?

Se trata de la actividad desarrollada dentro de una empresa para el control y el desarrollo de estrategias de optimización de los cobros a clientes, y pagos a proveedores.

Diferenciando entre los medios de cobro y pago, la gestión de pagos a proveedores supone el desarrollo adecuado de planes, calendarios y condiciones para realizar adquisiciones de elementos individuales o contratar servicios de prestación periódica, y el modo más beneficioso y eficaz de satisfacer su coste.

En el otro extremo, está la actividad correspondiente a la gestión del cobro de facturas debidas por los clientes de la empresa, implementando estrategias más rígidas o más flexibles, promoviendo la concesión de plazos para el pago hasta cierto margen, o no y, en general, desarrollando una llevanza activa de las actuaciones de obtención del pago por los servicios de la empresa.

¿Cuál es la importancia de llevar un control estricto de la gestión de cobros y pagos de una empresa?

En el caso de los pagos a proveedores, tener una actitud de dejadez con respecto a este aspecto puede provocar graves problemas a la empresa:

La falta de organización en el pago a proveedores ofrece una pobre imagen de nuestra empresa que repercute, no ya en los posibles clientes, sino en quienes deben ser los encargados de vendernos material o suministrarnos un servicio. Éstos pueden llegar a perder toda su confianza, ofreciéndonos peores condiciones de contratación, menos márgenes de actuación y menor flexibilidad para el pago, así como directamente, resolver el contrato o no llegar a celebrarlo nunca.

Respecto del cobro a clientes, una estrategia descuidada o simplemente inexistente puede provocarles, paradójicamente, una sensación de poca formalidad que, en algunos casos, podrá animar a alguno que otro a abusar de la situación atrasando el pago lo máximo posible, aprovechando la falta de diligencia en la empresa. Asimismo, por supuesto, de esta negligencia también se suelen derivar, tarde o temprano, problemas de solvencia que, no remediados a tiempo, se convierten en la puntilla que certifica el cierre del negocio.

¿Qué actuaciones abarca la gestión de pago a proveedores?

El objeto del establecimiento de una estrategia empresarial para llevar a cabo de la manera más óptima posible los pagos que corresponden a la empresa, se encuentra en, por un lado, tratar de disminuir al máximo los costes para la misma, y por otro, ofrecer a proveedores y clientes la imagen de formalidad y fiabilidad que permita generar en ellos una confianza que revierta en beneficio.

Para ello, dependiendo del tamaño de la empresa, será conveniente atribuir la responsabilidad de gestionar ese ámbito a una persona especializada o, en otro caso, crear todo un departamento formado por expertos que se dediquen de manera más o menos exclusiva a esta tarea.

Otra opción es la externalización del servicio, pero se trata de una alternativa que debería estudiarse en cada caso concreto según la relación coste-obtención de beneficio.

La persona o personas encargadas de llevar a cabo las actuaciones propias de las gestiones de pago, deben dividir su labor en tres vías:

1ª. La dirección en la fijación de los términos por los que se van a regir la relaciones comerciales entre empresa y proveedor en lo que a pagos se refiere. Se trataría de encontrar para cada relación en concreto el modo más sencillo, práctico y adaptado, de realizar los pagos, intentando lograr las condiciones más beneficiosas para la empresa.

2ª. La realización de las tareas de pago, de modo eficiente y responsable. De este modo, el departamento o persona deberá realizar el pedido correspondiente, registrar la factura del proveedor, llevar a cabo los pagos, y mantener, durante todo este proceso, la relación y contacto necesario con todos los proveedores, que permita resolver cualquier conflicto de manera satisfactoria.

3ª. Estadística y previsión: La persona o departamento encargado, deberá poder reflejar de manera periódica los pagos que se hayan ido haciendo, así como las previsiones, importantes para la elaboración de presupuestos en la empresa.

¿Qué actuaciones abarca la gestión de cobro a clientes?

Al igual que ocurre con el pago a proveedores, una política de cobros seria y reconocible es importante para ofrecer una imagen de profesionalidad y confianza, pero al mismo tiempo es necesario mantener actitudes de negociación y tácticas de flexibilización, que permitan forjar una relación humana o incluso de confianza con los clientes, sin perder la formalidad en la exigencia de los pagos.

Las actuaciones que el departamento o persona encargada de estas gestiones debe realizar, son similares a las del departamento de pagos pero, se podría decir, desde la perspectiva inversa:

1ª. También habría que establecer los criterios en cada caso para el pago, especialmente el tiempo máximo de pago, tratando de que sean los mismos en todas las ventas para simplificar al máximo, y procurando siempre obtener el mayor rendimiento en tiempo y dinero, sin olvidar la debida flexibilidad.

2ª. Llevar a cabo las tareas de recibo de cobro implica tener conocimientos específicos financieros o de contabilidad, realizando actuaciones tales como emisión de las facturas, contabilidad del dinero entrante, mantenimiento del contacto habitual con los clientes, tanto para resolver problemas como para tratar de obtener el recobro de lo debido y, en este sentido, buscar las alternativas más sencillas y menos costosas para la empresa, para evitar la morosidad y luchar contra ella.

Sin duda, esta última es una de las actividades que más relevancia ha adquirido durante los años de crisis, convirtiéndose en un elemento esencial para el mantenimiento de la solvencia de las empresas, revelándose ICIRED como una alternativa novedosa y eficaz, a bajo coste, para prevenir y solventar los casos de morosidad, al utilizar el sistema que vienen usando desde hace años los bancos y grandes compañías financieras y de telecomunicación, como son los ficheros de morosidad.

3ª. Por último, la vigilancia del cobro de todas las facturas y contabilización de las mismas, con la elaboración de las correspondientes previsiones a efectos de la elaboración del necesario presupuesto.

¿Qué modos de pago y cobro se pueden dar en una empresa?

Cada empresa puede buscar la manera que en su caso concreto mejor se adapte a sus características y a la de sus clientes y proveedores para realizar los pagos y cobrar las cantidades debidas, de la forma más beneficiosa para todas las partes y menos costosa.

En este ámbito de los modos de pago, encontramos alternativas de muchos tipos: desde el pago en metálico, pasando por las letras de cambio, cheques y pagarés (consultar la entrada de nuestro blog titulada “Pagaré: cómo reclamar el cobro”), los ingresos en cuenta, las domiciliaciones de pago, o los más recientes pagos electrónicos.

Todas ellas son opciones viables y factibles que pueden ser implementadas por cada empresa como modo habitual de cobro o pago.

II. El uso de ICIRED como estrategia de gestión de cobros.

¿Qué ventaja supone ICIRED para reclamar deuda de la empresa?

El uso de ICIRED debemos ceñirlo al ámbito de la prevención y del cobro de deudas extrajudicial, revelándose como un sistema revolucionario para aumentar el porcentaje de créditos recobrados así como, por tanto, el de liquidez con que cuenta la empresa cada mes, y disminuyendo los índices de morosidad y aplazamiento de los pagos, que en ocasiones se vuelven eternos. Puedes leer más sobre la novedad en el cobro de deudas que supone este fichero, en nuestro post “Cobrar impagos ya es fácil”.

Como decíamos anteriormente, la novedad de ICIRED viene dada por el traslado a toda empresa o profesional de la herramienta que hasta ahora tan sólo estaba al alcance de entidades bancarias y compañías financieras y de telecomunicación, cual es el de los ficheros de morosidad. Así, con ICIRED la empresa puede reclamar la cantidad a los deudores y esperar que, si no pagan, sus datos sean incluidos en el fichero de morosos, ocasionando los perjuicios correspondientes al deudor para el acceso a financiación y nuevos contratos.

La información de las deudas se facilita a ICIRED por medio de la web, lo que unido al bajo coste del servicio, sin comisiones por éxito en el cobro ni cuotas periódicas, hacen de esta vía una alternativa cómoda, sencilla y atractiva, que además es perfectamente compatible con otras actuaciones para reclamar deuda, incluidas las judiciales.

¿Se puede implementar ICIRED como método habitual para la gestión de cobros?

La respuesta a esta pregunta es afirmativa, y la explicación es sencilla:

Si, como hemos visto, se trata de fijar estrategias de cobro de una manera extensiva a cualquier cliente, a ser posible, para el caso de los que se convierten en morosos la técnica debe ser igual: establecer mecanismos de recobro que, de manera sistemática, se apliquen a los supuestos de impago, como táctica habitual de cobro de deudas extrajudicial.

En este sentido, desde ICIRED se facilitan pilotos de un número determinado de publicaciones, de modo que una empresa pueda comprar la posibilidad de reclamar y publicar, a lo largo de un período de tiempo pactado, ese número de impagos, obteniendo beneficios y descuentos.

El fácil uso y la rapidez en la inclusión de reclamaciones en la web de ICIRED, es un aliciente extraordinario para el uso habitual de este fichero como medio de gestión de cobros y pagos de una empresa. Visita ahora  nuestra web y conoce todas las ventajas que te ofrece ICIRED y, si tienes dudas o necesitas una aclaración de cualquier tipo, también puedes llamarnos gratis al 912 668 043, o enviar tus preguntas y cuestiones al correo contacto@iciredimpagados.com.

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