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Prevenir impagos es posible. Muchos son los clientes que aprovechan la coyuntura de ciertas gestiones o modos de trabajar con sus proveedores para escudarse en incumplir los plazos de los pagos contraídos y que, además, en muchos casos acaban como deudas no saldadas. Por eso es importantísimo ejecutar una exquisita gestión para que no se produzca esta situación en ningún caso y que el propio cliente no pueda aprovecharse de este motivo para no cumplir con sus pagos, ya sea  dentro o fuera del plazo establecido. Como hemos introducido al inicio de este texto, prevenir impagos de clientes es posible y en este post os vamos a dar las claves para evitar estar inmersos en una situación de estas características. 

La importancia de una buena gestión

La gestión de clientes y de la relación laboral que se contrae con cada uno de ellos es fundamental y clave para llegar a mantenerla en el tiempo. Lograr la confianza de cada uno de ellos y que de esta forma ellos cumplan con su parte, hará que se pueda prevenir un presente o futuro impago por su parte. 

En la situación actual en la que nos encontramos, este punto cobra especial protagonismo. Acuciados todos los sectores por la crisis sanitaria por la pandemia de la Covid-19, hay que prestar todavía más atención en la orientación al cliente y el seguimiento del mismo. 

Lo primero de todo es conocer la máxima información posible sobre la persona física o jurídica con la que vamos a establecer una relación comercial. Para ello resulta de gran utilidad consultar ficheros de morosos que son de dominio público y a través de los cuales obtenemos una foto fija de si esa persona o empresa tiene deudas atrasadas o impagos acumulados. El fichero de morosos de ICIRED es de gran utilidad para estos momentos previos donde, si no se conoce al cliente, podemos hacernos una idea de si tiene deudas contraídas con anterioridad. Y decidir si realmente queremos o no interesa firmar un compromiso profesional. 

Desde el primer momento podemos asesorarnos a través de estos ficheros para no empezar con mal pie y de esta forma organizar y prevenir un posible impago del cliente. Ya que quien alguna vez ha contraído impagos con otras empresas o personas, es reincidente y podrá volver a hacerlo con mayor probabilidad. 

Consejos para prevenir impagos de tus clientes

El primer paso es obtener la máxima información del propio cliente con el que vamos a colaborar. Y esto debe realizarse tanto a nivel financiero a través de los ficheros que hemos comentado y a través de información sobre su labor profesional y si es posible poder incluso llegar a pedir referencias si se conoce el sector u otros profesionales con los que ya antes hayan establecido relación comercial. De este modo podremos saber cómo se ha gestionado la relación con cada uno de ellos y si en algún momento se ha producido algún problema con los pagos acordados o si se ha llegado a contraer alguna deuda. 

Ahora vamos a desgranar una serie de consejos a seguir para ejecutar la mejor gestión posible y así poder prevenir en mayor medida los impagos de los clientes. 

  1. No fiarse de las apariencias de una empresa y no consultar información relacionada. 
  2. Solicitar informes comerciales al futuro nuevo cliente.
  3. Indagar y pedir información a otros proveedores.
  4. No forzar nunca las ventas y establecer un patrón de reconocimiento de la situación del nuevo cliente.
  5. Firmar un contrato o unas condiciones de pago donde ambas partes se vean cómodas y en las cuales se demuestre las necesidades de las dos partes. 
  6. Mostrar interés durante el proceso de la relación comercial. 
  7. Coordinar de forma impecable el intercambio de bienes y/o servicios entre ambas partes. 
  8. Control y gestión absolutamente activa durante el proceso de facturación y por supuesto de cobro una vez vencida la fecha establecida para cumplir con el pago acordado. 

Minimizar los impagos en una empresa es fundamental para la estabilidad de la misma y siguiendo estos consejos que hemos comentado el índice de morosidad se ve seriamente minimizado. Hacemos especial hincapié en esta situación ya que en muchas ocasiones las empresas acumulan impagos por no estar atentos durante el proceso de facturación y por no ser parte activa en todo el proceso de gestión. En este punto la otra parte de la relación comercial percibe el desapego y de este modo responde a la hora de ejecutar su parte del pago. 

También es importante fijar que los impagos del los clientes no son una fatalidad si el caso se produce de forma excepcional y concreta. Muchas son las situaciones y circunstancias por las que pasan las empresas y los autónomos, por ello tampoco es justo fijar como deudores a aquellos que de forma excepcional no puedan en un momento concreto responder a un pago. Sino que es mejor hablar con la parte involucrada, conocer su situación y poder acordar un periodo de carencia al pago o solucionarlo por vía no judicial. 

Estos consejos de los que hemos hablado, si se aplican desde el primer momento en el que se comienza la relación comercial con el nuevo cliente, resultan de gran utilidad para la empresa facilitando el proceso de gestión y el seguimiento de la relación contraída. Seguir estos puntos es la mejor estrategia para prevenir impagos de los clientes. En definitiva, es la mejor vía para prevenir la morosidad. 

El proceso de facturación como pieza clave para prevenir impagos 

En el punto ocho de los consejos para prevenir impagos se hace referencia a la importancia de mostrarse activo durante el proceso de facturación. Muchas son las empresas o autónomos que contraen deudas de sus clientes por no aclarar plazos, importes y formas de pago. Detalles vitales para aclarar todo el proceso y que sino se especifican bien a la hora de la contratación de los bienes y servicios pueden jugar una mala pasada a la hora del cobro. 

La gestión es fundamental y ya hemos visto como durante este proceso se puede reforzar para prevenir los impagos. Cuando esta parte ya se ha superado, es momento del ansiado cobro y aquí también hay que mostrar la misma profesionalidad y diseñar y ejecutar un proceso de facturación que favorezca nuestra situación y por supuesto el pago de los proveedores. 

Para ello podemos tener en cuenta los siguientes puntos que se muestran favorables a comenzar, ejecutar y finalizar una relación comercial con todas las garantías. 

  1. Diseñar un contrato claro y que en la medida de lo posible sea favorable a los intereses de dicha empresa.
  2. Incluir en dicho contrato clausulas contra la morosidad. Si se incluyen algunas de ellas esto hará que el proveedor se sienta más comprometido para no incurrir en posibles faltas que desembocan en pagos más elevados. 
  3. Dejar clara la fecha de vencimiento de las facturas y recordar este plazo al cliente cuando lo necesite o cuando se esté acercando la fecha del cumplimiento del mismo. 
  4. Contar con todos los datos del proveedor y facilitarle en todo momento nuestra documentación y condiciones de facturación para que no tenga problemas con la ejecución del pago contraído. 
  5. Fomentar y establecer un servicio de atención al cliente asociado a facturación para resolver posibles dudas. 
  6. Ofrecer la posibilidad de renegociar de forma amistosa las condiciones de pago antes de que se pueda llegar a contraer una deuda más elevada. 
  7. Ofrecer un servicio post pago. En muchas ocasiones se consigue que el pago sea previo a a la finalización de la relación comercial sobre todo si es la primera vez que se trabaja entre cliente y proveedor. En este caso se debe ofrecer un seguimiento para que el proveedor también se vea arropado y vea que se cumple todo por lo que ha pagado. 

Por lo tanto, prevenir impagos y minimizar la morosidad dentro de una empresa es posible. No es una utopía y si se siguen estos pasos y consejos que hemos comentado el índice se verá seriamente rebajado. La gestión profesional y sistemática de las nuevas relaciones comerciales son clave para que no se lleguen a producir impagos. 

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