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No hay duda que la crisis por la que estamos pasando a causa de la pandemia, está afectando seriamente la estructura y cimientos de la mayoría de los sectores que sustentan la economía en nuestro país. Los impagos de empresa se han visto seriamente incrementados, convirtiéndose en uno de los principales problemas de los empresarios. 

En realidad es un tema que siempre ha estado sobre la mesa, tanto a nivel de pequeñas empresas como de personas que trabajan por cuenta propia como freelance. Todos ellos han sufrido, mes tras mes, ciertos impagos asociados a las deudas que sus proveedores generan, bien sea por falta de liquidez, o por unos plazos en el tiempo de cobro que se encuentran fijados a 60, 90 o incluso 180 días desde que se realiza el servicio o la compra del producto. Esto ya es una situación formalizada que los empresarios han normalizado, sabiendo que recibirán ese dinero en un plazo determinado. No se convierte en un impago de empresa, pero sí que hay que tenerlo en cuenta para poder organizar bien la cuenta de resultados y saber cuándo se recibirá ese capital. 

Esta situación se complica en tiempos de crisis como los que estamos viviendo donde las deudas y los impagos no cesan en detrimento de los ingresos por la caída del consumo y la situación socioeconómica. 

Todo esto se apoya en los datos que facilita Cepyme (Confederación Española de pequeña y mediana empresa) según los cuales dos de cada tres pequeñas empresas están sufriendo la alta tasa de impago en este año. Además, destaca el gran esfuerzo que están haciendo todas estas pequeñas y medianas empresas por seguir adelante pese al creciente endeudamiento. Pese a todo, están intentando resistir y mantener su actividad. Una actividad que ha decrecido y que prácticamente se ha visto reducida a un tercio de la habitual. 

¿Cómo consigo optimizar el proceso de impago de mi empresa?

Proteger la cuenta de resultados es vital en cualquier negocio. Ya estemos hablando de un autónomo, una pyme o una multinacional. Es la base de la optimización del negocio. Mantener actualizada y bajo control esta cuenta hará que nuestra empresa sea viable y tenga futuro. 

Ligados íntegramente a ello aparecen estos impagos de los que venimos hablando. Ya se sabe que los tiempos de cobro suelen ser largos, pero contando con estos plazos debemos organizar nuestro negocio para estar siempre cubiertos. Mantener los impagos y las deudas controladas hará que estemos más seguros y tengamos en mente quién debe dinero a la empresa y por qué motivo. 

En este punto es vital conocer bien a la persona o empresa con la que vamos a entablar una relación laboral. Siempre es útil consultar los ficheros de morosidad como el que ofrece ICIRED para averiguar de manera gratuita si está libre de cargas o por el contrario su situación financiera está afectada por deudas que generó en el pasado con otros particulares o empresas. Tener conocimiento de este detalle es el paso principal para asegurarnos con quién comenzamos a trabajar, para saber en definitiva si pagará a tiempo o si no es de fiar por todos esos impagos que acumula. Este fichero es de conocimiento público ya que todo el mundo puede acceder a él libremente para documentarse sobre estos procesos de impago de deudas. 

Además también puedes usar el servicio de reclamación de impago de deudas a empresas o particulares que dispone ICIRED. Una forma de optimizar estos impagos si te ves abocado a esta situación donde tus deudores no ceden y no se responsabilizan por la deuda generada. Sin tomar la vía legal se plantea esta opción para poder recuperar el capital que se adeuda. 

¿Cómo puedo prevenir los impagos de mi empresa?

Ya hemos hablado que en períodos de crisis como el que estamos viviendo el porcentaje de impagos crece drásticamente. Por ello es vital que tengamos controlados varios factores para poder prevenir en la mayor medida posible el encontrarnos con esta situación tan desagradable que afecta a la economía y resultados de la empresa y también daña la situación personal del empresario por el poco margen de respuesta con el que se cuenta en muchas ocasiones. 

Por todo ello planteamos los siguientes pasos a seguir para lograr prevenir esos desagradables impagos y gozar de una mejor salud económico financiera. Toma nota y no olvides estar atento a todos ellos. 

  • Consultar una lista de morosos. Es vital realizarlo si la empresa con la que vamos a trabajar es desconocida para nosotros y no hemos mantenido relación laboral previa. De este modo sabremos su situación financiera y si adeuda algún impago. 
  • Fija tú mismo las normas de cobro. En muchas ocasiones es el propio cliente el que decide por ti las condiciones de cobro imponiendo sus necesidades obviamente. Controla esta situación y no aceptes sus condiciones si a ti no te convienen. Es mejor llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Sin olvidar mandar la factura a tiempo para que el plazo no se retrase y todo el proceso de facturación pueda seguir su curso.
  • Dar ejemplo pagando a tus proveedores es una buena forma para dar a conocer tu seriedad como empresa ordenada.
  • Cumple tus obligaciones y condiciones acordadas con el cliente por el servicio, así no tendrán forma de reclamar nada por esa parte.
  • Establece cláusulas de penalización en el retraso de los pagos. Todo debidamente documentado. No deja de ser un procedimiento que se utiliza en muchas empresas y sí ofrece resultados. En todo momento hay que mantenerse proactivo frente a esta situación y proceso de facturación.
  • Adáptate a tus clientes. Si ya los conoces es bueno que te adaptes a sus necesidades a sabiendas de si han generado en alguna ocasión incidencias e impagos en tu empresa o si por el contrario siempre han respondido.
  • Mantén actualizada tu base de datos. Esto es vital para saber en qué punto se encuentran tus clientes y si hay modificaciones que puedan afectarte. Esto te servirá llegado el momento que tengas que tomar alguna decisión con relación a sus impagos.
  • Valora si es positivo desarrollar una política de crédito en tu negocio. Para ello es bueno fiarse de ese histórico o base de datos de tus clientes, así sabrás si la persona o empresa a la que te enfrentas es viable o no para otorgar ese crédito. Además no olvides valorar tu negocio para fijar un máximo que jamás podrás superar. Mantén tu riesgo bajo control.

Proactividad durante todo el proceso de facturación

Estos pasos que a simple vista pueden parecer complicados y para nada lo son, deben convertirse en el listado clave que hará que puedas estar más seguro de cara a posibles impagos dentro de tu empresa. Mantener una actitud proactiva frente a los cobros y en general todo el proceso de facturación ayuda mucho a que tus clientes estén en todo momento alerta y tengan presentes los plazos de pago. Deben percibir que se tiene un control sobre esas deudas y que no pueden retrasarse. Ocho medidas que te ayudarán en tu día a día y que si pese a seguirlas se produce esa situación de impago ya deberás pasar al siguiente nivel. Analizar bien la situación personal y profesional de cada caso y proceder por la vía de reclamación de deuda a través de ICIRED antes de acudir a la vía legal. 

No dejes que los impagos de empresa sean lo normal en tu empresa, sino la excepción. 

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