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Reclamar facturas puede resultar un proceso muy tedioso y sobre todo molesto para los acreedores. Estar detrás de deudores para poder recuperar esas facturas precisamente impagadas hace que muchos de los procesos administrativos de las empresas, ya sean pequeñas o grandes, se ralenticen y se vean afectados. Por ello hay que prestar especial atención a este aspecto, ya que además en épocas de crisis, como la que nos encontramos actualmente, los casos de facturas impagadas se multiplican, lo que hace que el personal administrativo tenga que planificarse y dedicar una gran cantidad de su tiempo diario de trabajo en ver la mejor forma de reclamar estas facturas impagadas a sus deudores, tiempo que deberían estar invirtiendo en otro tipo de asuntos que repercutan activamente al buen funcionamiento de la empresa. En todo caso, este punto no se puede dejar de lado, ya que en otro caso, es muy probable que nunca se recupere el dinero de esas facturas. Si depende de muchos de los deudores, el pago se retrasará todo lo que sea posible o incluso se olvidará. 

Por todo ello hay que estar muy atentos a los plazos, a los importes y a los contratos firmados, sobre todo, con clientes nuevos de los que no se tiene una referencia previa con relación a la respuesta a los pagos por los servicios o bienes intercambiados. 

Sin embargo, no todo está perdido. En este post nos vamos a centrar en conocer todos los pasos para poder reclamar las facturas impagadas. Son pasos previos a una reclamación mucho más formal, que conviene agotar antes de tener que recurrir al juzgado y tener que invertir dinero en abogados y procuradores. 

Reclamar facturas impagadas, ya hemos comentado, es un proceso tedioso. Pero no imposible. Así que presta mucha atención, ya que puedes recuperarlas todas y así poder devolver la liquidez que tu empresa necesita. Los métodos o los pasos a seguir son los mismos, independientemente nos refiramos a empresas grandes, pequeñas o si eres autónomo. Recupera tus facturas impagadas siguiendo estos sencillos pasos y pon en orden la contabilidad de tu empresa.

Reclamación por vía amistosa

Siempre es el mejor punto de partida. Comenzar a reclamar esa deuda por la vía amistosa hará que puedas conocer de primera mano los motivos por los cuales tu cliente no te ha pagado o no se hace cargo de todo el pago por los bienes y/o servicios que ya le has prestado. Por lo tanto siempre es nuestra recomendación abordar en primera instancia esta vía que servirá de acercamiento.

Ya hemos comentado que suele interesar recurrir a la vía judicial como última opción y por eso hay que prestar especial atención a los siguientes pasos:

  1. Reclamación de la factura personalmente. Sabemos que no es tiempo de visitar clientes, pero si por el tipo de relación mercantil que se tiene con el cliente los encuentros en persona son posibles o frecuentes, no hay nada mejor que abordar esta vía amistosa preguntando cara a cara cuál es el motivo y acordando o refinanciando, si cabe la opción, la factura debida. En muchos casos los retrasos en los pagos no provienen de una mala fe del deudor, sino de una situación de falta de liquidez tras la que hay un auténtico propósito por el cliente de enfrentar el pago. En estos casos, siempre es aconsejable dar todas las facilidades que sea posible para el abono de lo debido. 
  2. Reclamación de la factura por vía telefónica. Otro de los pilares importantes es simplemente realizar una llamada. Una buena llamada a tiempo puede solucionar muchos de nuestros problemas, por los mismos motivos indicados en el punto anterior. 
  3. Reclamación de la factura por email. Si realizamos la reclamación de la factura a través de correo electrónico podemos dejar constancia escrita de que hemos procedido a realizarlo primeramente por la vía amistosa. Este correo electrónico no es que vaya a tener un valor probatorio muy contundente en el caso de que se llegue a la vía judicial, pero puede servir de apoyo a otras pruebas de que se ha cumplido con la buena fe de querer solucionar el asunto amigablemente. Por lo menos por nuestra parte como acreedores.
  4. Reclamación con carta de reclamación amistosa. Si vemos que ha pasado un tiempo prudencial desde que hablamos con el deudor y sigue sin responder ante la deuda, es momento de enviar una carta de reclamación. En ella deben constar todos los detalles relativos a la cantidad reclamada, la fecha de vencimiento o, los bienes o servicios por los que se ha reclamado, siendo aconsejable aportar documentación o identificar la propia factura o documento de uso habitual en el sector de que se trate. Para mayor seguridad y de cara a su valor como prueba, es recomendable mandar la carta por medios fehacientes, como podría ser el burofax con acuse de recibo y certificación de texto.

Reclamación a través de un fichero de morosos

Los ficheros de morosos llegan a ser muy útiles si la vía amistosa, que previamente hemos descrito y se ha intentado, no ha surtido efecto. Si el deudor sigue sin responsabilizarse por su impago y no reconoce la deuda, es momento de dar un paso más y utilizar herramientas que son muy útiles para poder abordar estos problemas de reclamación de facturas impagadas. 

Para ello, ICIRED, pone a disposición de todos los acreedores la posibilidad de reclamar sus facturas impagadas utilizando los servicios que ofrece y que son altamente rentables por su número y porcentaje tan alto de casos de éxito.

ICIRED es el primer fichero de morosidad online, abierto y accesible para todo el mundo. Una herramienta eficaz que permite recuperar las deudas y salvar la brecha entre acreedor y deudor. Ofrece soluciones a las personas que sufren la morosidad permitiéndoles alcanzar acuerdos de pago inmediatos y saldar deudas a través de su novedoso sistema. La información sobre los impagos incluidos en su fichero es accesible al sistema financiero y empresarial español a través de INFORMA y la multinacional EXPERIAN, lo que mejora exponencialmente la tasa de recobro.

Si el acreedor decide contar con una empresa de reclamación de deuda, el proceso cobra un matiz más profesional y los deudores tienden a sentirse mucho más presionados. Uno de los puntos por los cuales lo hacen es por el envío de un burofax, que les certifica la deuda además de notificarles que si no responden ante ella y llevan a cabo el pago a su acreedor, la propia empresa les incorporará en un fichero de morosos con todas las desventajas que esto provoca. 

El entrar a formar parte de un fichero de morosos suele ser muy perjudicial para el deudor, ya que verse incluido en uno de ellos puede acarrearle graves problema a la hora de intentar concertar créditos, préstamos o suscribir nuevos contratos. Además, se trata de un fichero 100% público, donde tienen acceso tanto particulares como empresas y entidades financieras. Además, de los ficheros de morosidad resulta muy complicado salir si no se paga la deuda, y de ahí que sea una herramienta tan disuasoria y los deudores acaben respondiendo y pagando la factura impagada. 

Reclamación por vía judicial

Hemos comentado ya la vía amistosa y la vía extrajudicial a través de las empresas dedicadas a la reclamación de esas facturas impagadas y los ficheros de morosos. Pese a todos nuestros esfuerzos, puede haber casos en los que, los deudores no respondan por esas facturas y no se hagan cargo de la deuda. 

Llegados a este punto solo queda una opción una única vía que es la judicial y a través de la cual, con toda la documentación y con la asesoría de profesionales, se pretenderá llegar a poder recuperar esa factura.

En este punto es vital tener recopilada toda esa documentación que acredite que existe esa factura impagada y además se puede aportar todo lo que se ha intentado por el resto de vías para certificar la buena fe del proceso. Cuando la vía judicial se impone ya sí es aconsejable, y obligatorio para deudas de más de dos mil euros, contar con un abogado o un procurador que se haga cargo de guiarnos durante el proceso de reclamación de la factura por vía judicial, . 

El proceso más común en estos casos es el juicio monitorio. No resulta un proceso, en principio, complicado ni tedioso, pero es muy importante estar bien asesorados de principio a fin. 

Estas son las mejores formas de reclamación de facturas impagadas, de más suaves a más agresivas, con el fin de recuperar en algún punto ese dinero para poner en orden las cuentas. Por eso siempre recomendamos desde un primer momento conocer bien con quién queremos establecer relación comercial y firmar un buen contrato donde queden claros los plazos y el importe por los servicios o bienes que se van a intercambiar.

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